La técnica de las 5W por sus siglas en inglés, es una técnica ancestral para transmitir un mensaje efectivamente. Su aplicación tuvo gran acogida a mediados del siglo pasado, con Lasswell, especialmente en el periodismo como guía para organizar la información, recopilar los aspectos más relevantes de la noticia y dar claridad del contexto. No obstante, considero sigue siendo una técnica muy útil en el ámbito organizacional para evitar repetir procesos, ganar agilidad y mejorar la comunicación entre colaboradores y áreas, razón por la cual estoy realizando esta moción.
Las 5W básicamente nos dice que toda información o instrucción para ser efectiva debe contener los siguientes elementos, que adaptados a las organizaciones serían algo así:
- Qué (What): Es el qué se debe hacer, las acciones o acontecimientos necesarios. Un informe, una llamada, un producto, un servicio, etc.
- Quién o quiénes (Who): Es el responsable, la persona o grupo de personas encargados de ejecutar el qué. Una persona, un cargo, un área, un equipo, etc.
- Cuándo (When): Es el marco temporal con el que se cuenta para ejecutar la acción. Una hora, un día, una semana, etc.
- Dónde (Where): Es el espacio físico donde debe ejecutarse la acción o entregarse el resultado de la misma. Una sala, una sede, una bodega, una ciudad, etc.
- Por qué (Why) es la versión original, pero en ambientes corporativos es mejor aplicar el Para qué: Es el propósito de la acción, el objetivo. En las organizaciones es vital que las personas entiendan el para qué hacen las cosas, más allá del porque les toca, porque es una orden, porque se necesita. Para discutir un tema, para mejorar un indicador, para resolver un problema, para verder un producto, etc.
Adicionalmente, muchos autores y modelos adicionan una H a esta técnica que corresponde a Cómo (How), y que hace referencia a cómo se debe ejecutar el qué, las acciones o acontecimientos. Este modelo se denomina el 5W/1H.
Si aplicamos este modelo en cada instrucción que la organización, los líderes o los colaboradores imparten, les aseguro que la comunicación mejorará considerablemente. He aquí algunas situaciones que pasan por no aplicar la técnica y que estoy seguro les ha pasado:
No incluir o no definir claramente el Cuándo. Somos expertos para usar el URGENTE o el ASAP, pero estas palabras no definen una temporalidad. Así, muchas veces alguien nos pide algo urgente y cuando se lo entregamos de inmediato nos confirma que no era tan urgente, que lo necesitaba para la reunión de mañana. O por el contrario, consideramos que urgente puede ser 1 hora y a los 10 minutos ya nos están llamando por la información. Por lo tanto, les recomiendo erradicar el urgente y siempre definir un cuándo específico para que ambas partes tengan claridad del cuándo.
No incluir o no definir claramente el cómo. Muchas veces en las organizaciones se solicitan informes, sin aclarar el cómo, razón por la cual cuando se presentan los informes aparecen reclamos como “así no lo necesitaba”, o “lo requeríamos de esta otra forma”, lo que genera re-procesos y perdida productiva. Por eso es importante siempre definir el cómo lo deseamos o necesitamos para el resultado sea el esperado.
No incluir el dónde. Suele pasar que se mandan citaciones a reuniones y se olvida incluir en dónde. Esto desencadena una serie de correos o dudas que hace perder tiempo y productividad. Es mejor dedicar unos segundos más a revisar que las citaciones o correos tengan toda la información de las 5W/1H, que hacer perder el tiempo de todos los involucrados.
Espero estos ejemplos te hayan demostrado lo útil que puede ser esta sencilla técnica para mejorar la comunicación en tu organización, para evitar procesos innecesarios y para ser más efectivos y productivos.
Finalmente, si necesitas ayuda para mejorar la comunicación de tu organización, no dudes en contactarme que con gusto te apoyaré en este proceso.
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